如何避免律师在合同审查时重复低价值的劳动? | iCourt

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编者按:

合同审查是每个法律人最高频的动作但又经常受到标准不明、主观性强、琐碎繁杂的困扰。本文作者就是在经历了多次重复低效的合同审查工作后,终于总结出了一套清晰方便的流程。想知道他是如何做到的?看完本文,让律师不再沦为重复工作的“机器”。



前几天,一个老客户的董事长找我谈话,说是最近多个部门投诉我合同审查不及时,严重影响交易进程,后果相当严重,法务经理更是强烈建议公司尽快将我换掉。


我告诉董事长,这一天迟早会到来,没想到竟拖到现在。


他听得目瞪口呆。


没有秩序,就没有效率。


只有不同部门在同一方向上努力,才会形成合力,才能推动工作在正确的方向上加速前行。


这是个连小学生都应当知道的物理学常识。


董事长点了点头,表示深度认同,因为他不想在我面前表现得连个小学生都不如。


对我最不满的应是销售部和采购部。


这两个部门每天都会通过法务发送大量不同版本的合同给我审查,他们要求时间都相当紧迫,慢的第二天要,急的马上就要审。


我与公司约定,每项法律事务的完成期限是两个工作日,如果他们一次性提交五份合同给我,那意味着十个工作日内完成,就不算违约。


当然,我是个严重的焦虑症患者,每每遇到这种情况,虽然极度不情愿,但最后还是会选择放下手上所有的事,马上处理完这些貌似急切的事务。其实,真正让人心烦的不是公司对接人员咄咄逼人的态度,而是在每份合同中都要重复同样的事项。诸如明确合同目标,优化交易流程,完善交易结构,设计交易保障,统一诉讼管辖等等。


一直认为,重复性的工作应当属于机器,而不是我们。


更要命的是,我修改完这些合同,将修订版、清洁版、PDF版发送给法务,法务马上将这些转发给销售部和采购部,销售部和采购部立即提交客户反馈。对于这些修改,有的客户很爽快,直接拒绝。更多的则是选择再次提出修改意见,重新提交审查。


一份简单的合同,就像上满发条的钟摆一样,奔波于我与对方律师之间,周而复始,没完没了。


更可气的是,后来我发现,最终签署的合同根本不是我修改过的版本。


我质问法务经理,为什么?


她说,这是为了挽救交易而被迫采取的“紧急避险”措施。


哎!公司竟将我当成了交易克星。


还好,他们没有将我的合同审查当做“正当防卫”对待。


董事长听得一脸茫然。


在一项交易中,创设良好的交易秩序,才是避免纠纷的终极法则。因此优化合同条款,是律师必须完成的工作,也是最难的任务。


可怕的是,在合同上,我们每修改一处,每增加一款,都要重新启动与交易相对方的谈判,至少要进行合理解释,才能被接受,这必然会影响交易效率,除非我的修改无关痛痒。


合同条款的谈判有点像法庭上的举证质证,主张修改、删除或增加的一方,通常要进行充分解释,甚至是举证。因为交易的另外一方,总是认为合同修改背后尽是阴谋与陷阱,从而引发他们的恐惧与不安,这正是合同审查影响交易的根本原因。


“那怎么办?”董事长迫不及待的问我。


销售部和采购部,要提前知道合同审查的标准,并将公司对合同审查的要求充分反映在初始的合同文本中。要知道,在交易洽淡初期,作为采购一方通常居于优势地位,议价能力较强,相对方通常为了获得的交易机会,对我们提出的交易条件持一种放任无所谓的态度。如果开始抓不住时机,到后期对方一旦发觉我们更急于签署合同的时候,就会反扑,使前期我们因优势地位可能取得的成果丧失殆尽。


开始不讲明白,后期不断加码才是交易的真正杀手。


“能不能再明确一些?”董事长问。


最早代表公司与客户接触的部门是销售部和采购部,在初始洽谈交易条件的时候,就要将合同审查的标准告诉相对方。当然,需要告知对方的不仅仅是合同审查的标准,还有如公司财务部门、行政部门的要求。这样,双方充分考虑了各自要求和标准后,再形成合同文本,再进入各自的审批流程,自然就有了效率。


试想,如果销售部和采购部提交我审查的合同,早就充分考虑了我的审查标准,这个时候我就基本不用再提出新的修改意见,交易自然也就不会因为我的修改而受到影响。


“那你不是变没用了!”董事长笑了。


错!


智慧要用在第一步。


律师的作用应当用在交易决策阶段,在交易条件设计时就要将包括律师在内的各个部门的要求考虑进去,这个时候一旦与交易相对方达成一致,就不会因为后期的审批流程而影响了原本已经达成一致的内容。


决策是智慧密集型的活动,理想的执行应当完全是个体力活儿。合同履行过程中,越是需要当事人的智慧,风险就越大,失败的机率就越高。


在进行交易前,应当由法务部或法律顾问按各个部门的要求进行合同起草,将各部门的要求反映在文本中,这样的合同文本才是最理想的。


公司所处的行业,决定了公司签订的合同类型相对固定,在这样的情况下,我们可以制定不同的合同模版,然后交由采购部和销售部使用。


要知道凡是拿固定薪水的员工,都倾向于偷懒,用最小的投入,获得预期中的报酬。公司的标准化就是在满足员工偷懒中实现。


在合同文本选择上,以优先使用公司自己的合同模版为原则,使用交易相对方的模版为例外。


在交易过程中,业务部门注意将合同模版的执行情况反馈给公司,对不适合,或严重影响交易的部分进行升级和完善,使之更能满足交易效率的需要。


另外,因为我们主要服务于特定行业和特定领域,每天都会接触大量的类似项目,这样就可以将其他项目的经验用于公司,用于公司合同模版的升级上,长此以往公司交易条件越来越合理,交易的标准化程度也会越来越高,交易效率也自然会得到明显改善。


总之,合同审查破坏交易,是公司将律师的作用放置在了错误的环节。


法律控制,用在交易的越前端,越会促进交易;用在越后端,越会阻碍交易。


“那我需要做些什么?”董事长问我。


大幅提高公司在常年法律顾问上的投入。


“你挖坑给我吗?”


“嗯!”



专栏编辑 | 雪梨卷    排版编辑 | 祁小宅

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