怎样才是团队合作最有效率的方式丨iCourt

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作者:崔志伟、赵琦娴

单位:广东康浩律师事务所

来源公众号:康浩U法


编者按:

大数据时代,如何提高工作效率是摆在每位律师面前的一道难题,“效率是律师工作的灵魂”这句话,在当下表现的淋漓尽致。案子那么多,我该如何管理?事情那么多,每天担心会忘掉,怎么办?办公团队化,大家的信息如何同步?······这一系列的问题,通过今天的文章,相信定会对您有所裨益。



律师作为一个古老的行业,在大数据、人工智能新时代面临颠覆性的挑战。传统律师单打独斗的“师徒制”作业方式已成为过去,如何将最宝贵个人经验通过团队化运作效果最大化,是现代律师团队共同的难题。


怎样才是团队合作最有效率的方式?法律服务对特定律师的依赖属性、客户需求的非标准化,给律所管理带来了新的难题。


 “打造全产业链的法律服务供应商,引领法律服务转型升级”作为康浩所的使命,决定了我们在提供每一次服务的时候都将品控和用户体验作为最高追求,也推动我们内部团队不断优化团队运作方式,打造一体化管理,提高团队运作效率。


以下为几点让团队效率有显著提高的经验分享:


一、案件管理流程化


团队合作中,每个人承担的工作和能力经验是不同的。


以前没有流程管理的时候,每个律师都根据自己以往的经验来决定作业方式,特别是在一些程序已经开始的或者与其他律所的律师合作的案件,时常容易出现衔接问题。例如:到了二审庭前发现没有阅卷、中途接手忽略申请保全、与合作律师在庭审现场发现观点不一致等问题。


民事诉讼法及其相关法规对整个诉讼的流程进行的详细规定,使得民商事争议案件是非常适合流程管理的。相对应地,流程管理标准化不仅能很好地总结律师办理案件的经验,避免年轻律师缺乏经验犯错,也使得律师可以通过流程对整个案件进行全面把控,保证案件质量。


在实践中,我们逐渐摸索出一套精细的办案流程,并通过信息化手段予以控制。



每一个案件从收案至结案的每个环节都严格依照流程进行作业

   

每次接手一个案件,首先对诉讼保全、开庭时间、上诉期限等重要节点进行登记,期限临近时提前提醒该项目团队成员。

 

在案件程序已经开展的情形下接手案件的,主办律师应首先依据案件所处的阶段及情况,用整个流程对案件进行一次全面检查。当事人也可随时直观地知悉办案进程,了解案件走势,确保当事人对案件办理参与度的同时也得到很好的服务体验。


二、服务内容标准化


在办案的过程中,法院和客户都是律师服务的“用户”,不仅要让客户理解、信任,也要让法院接受和满意。要达到康浩一直追求的“客户思维、用户体验”,单纯依靠个人的经验是难以实现的,需要有标准化的服务内容作为支撑。


我们把办案流程分列为101步,详细列明团队成员的每一项详细分工。每一个案件初始,都借助效率工具,运用大数据分析方法作出法律检索报告、案例检索报告、法律事实关系图、庭审思维导图,并且规定了每个服务内容的完成时间,同时进行案件利益冲突检索、庭前预演、庭后复盘。


将前期这么多步骤的工作,通过可视化的方式将复杂的案件事实及法律关系简洁明了地呈现,展现律师个人清晰的思路和严密的逻辑,在说服法官的同时给客户专业、尽责的服务体验。

 

三、岗位职责明确化


如何激发每个团队成员的创造力,做到1+1+1>3,跳出“一个和尚挑水喝,三个和尚没水喝”的困境?岗位职责不够明确就是其痛点所在


岗位职责不够明确的前提下,容易出现团队成员重复劳动、部分工作缺位现象。针对这个问题,康浩确定了“主办律师+辅庭律师+律师助理”的办案模式,根据每个人不同的能力和时间比例承担不同的岗位,并明确职责。


团队成员通过坚果云实现文件共享、团队协作。


主办律师全程把控。


主办律师的主要工作包括:负责与客户洽谈接案事宜,总体把控案件流程及制定案件办理计划;组织案件讨论和研究、确定诉讼策略;撰写、审核重要法律文书,与承办法官沟通案件实体事项及其他重要事项;在案件办理过程中与客户主管一级沟通、协调


辅庭律师辅助执行。


辅庭律师的主要工作包括:根据主办律师制定的计划完成具体任务,主要负责分析研究案件,提出有效的诉讼策略;撰写法律文书,指导并审核律师助理草拟的程序性或简单的法律文书、案件图表、法律/案例检索报告;与法官助理、书记员沟通案件程序性事项;并在案件办理过程中与客户经办人沟通、协调


律师助理助力程序性事务。


律师助理的主要工作包括:负责案件的卷宗整理,草拟程序性或简单的法律文书;制作法律/案例检索报告、制作案件图表及其他材料交辅庭律师审核;传递法律文书,协助辅庭律师与书记员沟通程序性事项;完成主办律师、辅庭律师交办的其他任务。


在101步的分解中,主办律师主要从全程进行把控,年轻的辅庭律师、律师助理更多地做好辅助工作,职责划分清晰的情况下,责任和工作量也清晰可见,有利于团队成员之间互相协助,及时补位。


案件管理流程化,服务内容标准化,岗位职责明确化,这是康浩在打造高效律师团队中要长期坚持的方向。在大数据、人工智能新时代,链接比拥有更有意义。我们坚持科技驱动,将大数据作为生产资料,打造智能律所与智慧法院的平台对接。

 

未来已来,我们坚信,正确的方向才能让律所做大做强,实现一个百年律所的传承梦想。



专栏编辑 | 雪梨卷   排版编辑 | 刘纯洁

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